A maioria dos problemas de segurança no Microsoft 365 não acontece porque a ferramenta é falha, e sim porque as configurações padrão nunca foram revisadas. Esta lista reúne os pontos que mais geram risco — e que costumam ser os primeiros a serem verificados quando fazemos um diagnóstico de segurança.
1. Todo mundo usa proteção extra no login?
Senhas roubadas ainda são a forma mais comum de invasão. Confirme se a verificação em duas etapas (também chamada de MFA) está ativada para todos os funcionários, incluindo as contas de administrador — que costumam ser o principal alvo de quem tenta invadir sistemas.
2. Existem regras para quem pode acessar o quê?
É possível configurar o sistema para pedir verificações extras (ou até bloquear o acesso) dependendo de onde a pessoa está, do aparelho usado ou de sinais de risco na tentativa de login. Sem essas regras, um login roubado pode ser aceito de qualquer lugar do mundo, sem nenhuma restrição.
3. As contas de administrador estão separadas do uso comum?
Contas de administrador não deveriam ser usadas para tarefas do dia a dia, como checar e-mail ou navegar na internet. O ideal é ter contas separadas só para tarefas de gestão, com proteção extra no login e uso bem restrito.
4. Existe uma cópia de segurança independente?
O Microsoft 365 guarda dados por um tempo, mas isso não substitui uma cópia de segurança completa. Exclusões feitas por engano, ataques ou falhas humanas podem ultrapassar esse período de guarda. Uma cópia de segurança independente garante que os dados possam ser recuperados mesmo nesses casos extremos.
5. Existe alguma barreira contra o envio indevido de dados sensíveis?
É possível configurar o sistema para identificar e impedir o envio de informações sensíveis — como CPF, dados financeiros ou informações de contrato — por e-mail ou links externos. Sem essa barreira, a empresa só descobre que houve um vazamento depois que ele já aconteceu.
6. O compartilhamento de arquivos é feito com cuidado?
Links configurados como "qualquer pessoa pode acessar" são uma das formas mais comuns de exposição acidental de informações. Vale revisar as configurações padrão de compartilhamento de arquivos e limitar o acesso externo ao que realmente for necessário.
7. Existe algum acompanhamento de atividades estranhas?
Logins fora do padrão, criação de regras suspeitas de redirecionamento de e-mail e tentativas repetidas de acesso são sinais de que algo pode estar errado. Sem um acompanhamento ativo, esses sinais passam despercebidos até que o problema já tenha causado dano.
8. A empresa segue as regras da LGPD?
Além dos cuidados técnicos, é importante verificar se o uso de dados pessoais no Microsoft 365 segue as regras da Lei Geral de Proteção de Dados — usando as informações apenas para o que foi combinado, coletando só o necessário e guardando por um tempo adequado.
Conclusão
Nenhum desses pontos exige refazer todo o ambiente do zero — a maioria pode ser corrigida com ajustes simples de configuração. O primeiro passo é saber exatamente em que ponto sua empresa está hoje. A Datasirius faz diagnósticos de segurança no Microsoft 365, mostra os riscos reais e entrega um plano de correção com prioridades claras.
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